Bienvenida
Este sistema fue hecho a la medida para Luan Dog Spa & Boutique. Reúne en un solo lugar la agenda del día, la información de cada cliente y su mascota, la atención (baño, corte, cierre con fotos), el catálogo de cortes, los reportes del negocio y el módulo de personal.
¿Para quién es?
Para todo el equipo del spa: quien recibe en el mostrador, quien atiende a los perritos y quien administra. Cada persona ve lo que le corresponde según su rol.
¿Desde dónde se usa?
Desde el computador del mostrador (pantalla táctil o teclado y mouse). Está pensado para tocar con el dedo o usar el teclado, lo que te resulte más cómodo.
Roles y accesos
El sistema tiene tres tipos de usuario. Cada uno ve solo lo que necesita para su trabajo — así la información sensible está protegida.
| Puede… | Administrador | Recepcionista | Groomer |
|---|---|---|---|
| Ver la agenda del día | Sí | Sí | Sí |
| Registrar clientes y mascotas | Sí | Sí | No |
| Ver datos de contacto del cliente (cédula, teléfono, correo, dirección) | Sí | Sí | No |
| Agendar y editar citas | Sí | Sí | No |
| Registrar el servicio (intake) y cerrar la visita | Sí | Sí | No |
| Agregar fotos a una visita | Sí | Sí | Sí |
| Reportes, RRHH, salarios, adelantos, ventas | Sí | No | No |
Ingresar al sistema
- Abre el navegador y entra a la dirección del sistema.
- Escribe tu usuario y tu contraseña (te las entrega el administrador).
- Presiona Iniciar sesión. Verás tu pantalla de inicio según tu rol.
- Al terminar tu turno, usa Cerrar sesión — sobre todo en el computador del mostrador.
Clientes y mascotas
Cada cliente puede tener hasta 6 mascotas y un segundo propietario (por ejemplo, la pareja o un familiar que también trae al perrito).
Registrar un cliente nuevo
- Ve a Clientes y presiona Nuevo cliente.
- Completa nombre, documento y datos de contacto. Acepta el aviso de tratamiento de datos (Ley 1581).
- Agrega la o las mascotas: nombre, raza, tamaño y la ficha clínico-conductual (alergias, salud, comportamiento).
- Guarda. El cliente ya queda disponible para agendar.
Ficha de la mascota
Registra comportamiento (tranquilo, nervioso, agresivo…), alergias, condiciones de salud y notas de manejo. Esta información la ve todo el equipo — incluido el groomer — para atender con seguridad.
Cliente VIP ⭐
El administrador puede marcar a un cliente como VIP. Queda distinguido con una corona dorada en su ficha y en los reportes. También hay un VIP automático para los más frecuentes.
Agenda y citas
La agenda muestra el día en franjas de 15 minutos, en una sola línea de tiempo. Cada cita indica la mascota, el servicio, la hora, el estado y el groomer que atiende (👤). Las citas a la misma hora se apilan.
Crear una cita
- En Agenda, presiona Nueva cita.
- Elige cliente, mascota, servicio, groomer y horario.
- Guarda. Aparece en su franja. Si el groomer ya tiene otra cita a esa hora, el sistema te advierte del cruce.
Estados de la cita
Cada estado se distingue por color + ícono + nombre (no solo por color, para que se entienda a simple vista):
Vista Compacto / Detalle
Con el selector de densidad cambias entre tarjetas compactas (más citas a la vista) y tarjetas con la foto de la mascota y más contexto. El sistema recuerda tu preferencia.
Cancelar una cita
Cancelar pide confirmación (no es un cambio de estado rápido) porque queda registrado. Así se evita cancelar por error.
Atención de la mascota
Cuando llega el perrito, se registra el servicio (intake) y, al terminar, se cierra la visita con las fotos y las notas.
1 · Registrar el servicio (intake)
- Elige el servicio base (Baño Hydra o Baño Básico) — es obligatorio.
- Agrega los adicionales que apliquen (corte de uñas, deslanado, limpieza de oídos…).
- Anota si el cliente trae shampoo propio y el corte deseado del catálogo.
2 · Cerrar la visita
Al terminar el servicio, registra el cierre con toda la información de la atención:
- Fotos antes y después.
- Anomalías detectadas y comportamiento durante el proceso.
- Quién atendió (groomer), descripción del corte, recomendaciones y tiempo del servicio.
Consentimiento y entrega
Antes del servicio, el cliente firma un consentimiento que se imprime en tirilla. Al entregar, firma el “recibido conforme”.
Consentimiento (antes)
Desde la cita, presiona Imprimir consentimiento. Salen 2 copias (una para el cliente y una para el spa) con los datos del cliente y la mascota, el servicio, el texto de responsabilidad y el espacio de firma. Si la impresora falla, puedes reintentar o exportar a PDF.
Entrega conforme (después)
Cuando el servicio termina y se entrega la mascota, se genera el acta de entrega “recibido conforme” para la firma del cliente. Queda registrado con fecha y hora.
Historial de visitas
Cada mascota tiene su historial de visitas, accesible desde su ficha con el botón Ver historial. Cada entrada muestra la fecha, el servicio, el resultado y quién atendió.
Vista del groomer
El groomer ve las 2 visitas más recientes de la mascota (para saber cómo se atendió antes), siempre sin datos de contacto del cliente.
Editar la última visita
Recepción puede ajustar la última visita (corte, recomendaciones, agregar fotos) mientras siga siendo la más reciente.
Catálogo de cortes
El catálogo de cortes (administrado por el administrador) es la referencia visual para asesorar al cliente y para elegir el corte deseado en el intake. Cada corte puede tener su foto, razas sugeridas y tamaños.
Confirmación por WhatsApp
El sistema puede enviar al cliente un mensaje de WhatsApp para confirmar o recordar su cita; el cliente responde “Confirmo” o “Cancelo” y la cita se actualiza sola.
Reportes
En Reportes (solo administrador y recepción según el reporte) eliges un rango de fechas y ves los indicadores del negocio.
Clientes frecuentes
Ranking de clientes por número de visitas en el período. Los VIP aparecen con su corona.
Servicio más usado
Cada servicio con su conteo de uso, de mayor a menor.
Reactivación (churn) y VIP
El reporte de reactivación (administrador) detecta clientes que dejaron de venir: el sistema estima cada cuánto suele venir cada cliente (su cadencia) y, si se pasa de su ciclo habitual, lo marca en riesgo mostrando su cadencia estimada y los días de atraso.
- Filtras por “más de X días de atraso” y ordenas por el atraso mayor primero.
- Con el botón 📲 Recordar le envías un recordatorio por WhatsApp para invitarlo a volver (queda registrado el contacto).
- El VIP automático marca a los clientes más frecuentes (top 50) sin quitar los VIP que pusiste a mano.
Recursos Humanos
El módulo de RRHH es solo para el administrador. Aquí se gestiona el personal y la información sensible (salarios, adelantos), que nadie más ve.
Perfil de empleado
Crea y edita empleados: nombre, documento, cargo, salario base, horario y fecha de ingreso. Puedes vincular al empleado con su cuenta de acceso al sistema.
Adelantos de sueldo
Registra adelantos por empleado (monto, fecha, nota) y consulta el historial. El monto es información sensible: solo el administrador lo ve.
Ventas de baño diarias
Registra cuántos baños se vendieron cada día. Recepción puede llevar el conteo; el total en dinero solo lo ve y edita el administrador.
Reporte por empleado
Horas trabajadas, horas extra, número de marcajes y adelantos de cada empleado en el período elegido.
Marcaje y horas extra
Cada empleado registra su entrada y salida desde la pantalla de Marcaje, usando su PIN o su firma en pantalla. No se usa biometría.
Cómo marca un empleado
- Abre Marcaje en el computador del mostrador.
- Selecciona tu nombre e ingresa tu PIN en el teclado numérico (o firma en el recuadro).
- El sistema registra entrada si no tienes un turno abierto, o salida si ya marcaste entrada.
- Al cerrar el turno, calcula automáticamente las horas extra según tu jornada.
- El administrador asigna y restablece el PIN de cada empleado (nunca se muestra en pantalla).
- Tras varios PIN incorrectos seguidos, el marcaje se bloquea unos minutos por seguridad.
- El administrador puede revisar y corregir un marcaje si hizo falta; queda registrado.
Privacidad y datos
El sistema cuida los datos personales de acuerdo con la ley colombiana (Ley 1581 de datos y Ley 1480 del consumidor):
- La cédula del cliente se guarda cifrada; el groomer nunca ve datos de contacto.
- Se registra quién ve o imprime información sensible (auditoría), sin exponer los valores.
- El cliente autoriza el tratamiento de sus datos al registrarse.
Preguntas frecuentes
No puedo ver el módulo de Reportes o RRHH
Esos módulos son solo para el administrador (RRHH) o para roles autorizados (algunos reportes). Si crees que deberías tener acceso, coméntalo con el administrador.
El groomer dice que no ve el teléfono del cliente
Es correcto y a propósito. El groomer ve la información de la mascota para atenderla, pero nunca los datos de contacto del cliente. Es una protección de datos.
No puedo editar una visita antigua
El historial es inmutable: solo la última visita se edita. Las anteriores quedan en solo lectura 🔒. Si de verdad hay que corregir una, el administrador puede hacerlo con una excepción justificada.
La foto no se sube
Probablemente sea muy pesada. El sistema te lo avisa; sube una imagen más liviana y listo.
El sistema no envía WhatsApp
Esa función se activa por separado (número y plantillas de WhatsApp de Luan). Mientras no esté activada, no se envían mensajes automáticos, pero el resto funciona normal.
Olvidé mi contraseña / mi PIN
El administrador la restablece. Por seguridad, nadie más puede verla.